Les règles d’une communication électronique efficace
- Les spécificités de la communication par e-mails :
rapidité, clarté, concision, multiplicité des interlocuteurs, volume
- Les différents types de mails : écrire pour communiquer, écrire pour informer, écrire pour alerter
- Les règles d’une écriture efficace :
Caractéristiques de l’e-mail par rapport aux autres vecteurs de communication
Ecrire pour une lecture rapide en restant percutant
Valoriser le texte qui sera vu avant d’être lu
Présenter un message (insertion d’images, de liens)
Utiliser avec précaution les fonctionnalités de "transfert" - "copie"- "copie cachée"
Gérer votre messagerie de façon optimale
- Quel comportement adopter à la réception des mails
le traitement immédiat, le traitement différé
Le tri et le filtrage
le classement et la gestion
les réponses à apporter
- Utiliser tous les champs d’un courrier électronique
- Personnaliser la messagerie
- Créer et utiliser un modèle
- Informer des absences et renvoyer la messagerie
- Organiser son carnet d’adresses et ses contacts
Organiser votre emploi du temps dans Outlook
- Maîtriser les différents types d’affichage
- Créer, modifier et supprimer des rendez-vous
- Ajouter une réunion périodique
- Filtrer les rendez-vous
- Partager votre agenda
- Organiser une réunion
- Rechercher des informations dans l’agenda
Optimiser la gestion de vos tâches
- Créer des tâches
- Gérer des tâches (en cours, terminée, supprimée)
- Assigner une tâche à un de vos collaborateurs
Créer et gérer des notes
Analyser votre gestion du temps grâce au journal
Gérer l’hétérogénéité du groupe
Adapter le contenu en fonction des prérequis de chacun